Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren klingt nach einer grundlegenden, simplen Aufgabe. Und doch stellt es gerade kleinere Unternehmen immer wieder vor organisatorische Probleme. Blickpunkt:KMU fragt nach: Welche Systeme bieten sich? Wie können sie in bereits etablierte Prozesse integriert werden?

Welche Systeme stehen KMU grundsätzlich zur Zeiterfassung zur Verfügung?

T. Nebel: Generell betrachtet gibt es eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt, von der einfachen reinen Zeiterfassungs-Lösung, die auf einem PC installiert ist, bis zu hochwertigen Systemen, die in firmeneigene Prozesse integriert werden und auch weitere Module wie Abwesenheitsmanagement, Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung Zutrittskontrolle, Fremdfirmenmanagement und Besucherverwaltung beinhalten. Als Erfassungsmedium ist die RFID-Technologie nach wie vor führend, aber es zeichnet sich ein klarer Trend Richtung Biometrie ab. Hier scheint sich vor allem der Fingerabdruck durchzusetzen. Einige Gründe sprechen dafür: Der Komfort für den Benutzer, dass er sein Erfassungsmedium immer dabei hat, und die Aufwände für den Betreiber in Folge von zu Hause vergessenen oder verlorenen Karte aber auch das Buddy-Punching, das mit der Biometrie vollkommen ausgeschlossen werden kann. Und nicht zuletzt die Kosten für die Ausweise, wenn diese ausschliesslich für die Zeiterfassung beschafft werden.

Kombination bringt Sicherheit

Also gehört den Fingerabdruck-Systemen die Zukunft?

T. Nebel: Das ist sehr schwierig vorauszusagen. Laut Studien, welche vor fünf bis zehn Jahren durchgeführt wurden, müssten Biometriesysteme heutzutage schon viel breiter im Markt vertreten sein. In der Regel war der Datenschutz ein Hindernis, dies hat sich jedoch seit der Einführung der biometrischen Pässe deutlich reduziert. Ich sehe das eher als parallele Entwicklung – die physikalischen Medien werden nicht einfach durch den Fingerabdruck abgelöst, nicht zuletzt da dieser oft auch noch weitere nützliche Funktionalitäten bietet, wie elektronischer Geldbeutel, Personalausweis, der immer öfters sichtbar getragen werden muss, und auch die Möglichkeit bietet, Daten zu speichern. Ebenfalls sind noch nicht alle Systeme reif genug, dass diese mit grossen Populationen problemlos betriebssicher funktionieren.

Seltsam – dabei hält man doch gemeinhin gerade solche Fingerabdruck-Scanner für besonders sicher …

T. Nebel: Das Grundproblem ist nicht, dass nichtberechtigte Personen zugelassen werden, sondern berechtigte Personen abgewiesen werden. Kombiniert man allerdings den Fingerabdruck mit einem Badge, so erreicht man eine Verifikation anstelle einer Identifikation und man hat ein hochsicheres System, das auch die Betriebssicherheit sicherstellt. Ein Ausweis wird immer eindeutig erkannt. Bei den Fingerabdruck-Scannern gibt es auch grosse Unterschiede in der Qualität der Sensoren, was die Betriebssicherheit und Benutzerfreundlichkeit der Systeme natürlich massiv beeinflusst. Ebenfalls kann eine einzige Technologie nie ein hohes Mass an Sicherheit bieten. Sicherheit entsteht durch die Kombination mehrerer Prüffaktoren und nicht zuletzt auch durch korrektes Verhalten der Benutzer.

Bleiben denn diese beiden Systeme vorläufig das Mass aller Dinge, oder sehen Sie noch andere Möglichkeiten für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

T. Nebel: In absehbarer Zeit werden diese Systeme bestimmend bleiben. Welche biometrischen Systeme sich schlussendlich durchsetzen werden, bleibt noch offen. Aktuell ist der Fingerprint sicher die am meisten verbreite biometrische Anwendung. Die Iris scheint sich nicht durchzusetzen, jedoch sind biometrische Gesichtserkennung und Venenmusterscanner im Aufwind.

Wie aufwändig ist die direkte Integration der Zeiterfassung mit dem ERP-System oder der Lohnbuchhaltung?

T. Nebel: Das hängt von den Integrationsmöglichkeiten der Systeme ab. Gute Systeme bieten zertifizierte Standardschnittstellen zu ERP-Systemen an und können somit sehr schnell mit wenig Aufwand integriert werden.

Welche Besonderheiten sind bei mobilen Mitarbeitern zu beachten?

T. Nebel: Hier ist entscheidend, ob die Daten online in Realtime sofort in die ERP-Systeme übertragen werden müssen, oder offline erfasst werden und täglich, wöchentlich oder monatlich synchronisiert werden. So ergeben sich verschiedene Möglichkeiten. Von der Erfassung via Handy, Blackberry, PDA, Notebook, Internet bis zum Handzettel, der monatlich abgegeben wird, sind praktisch alle Möglichkeiten vorhanden.

Vorgesetzte behalten Kontrollfunktion

Womit wir beim Thema Vertrauen angekommen sind. Eine volle Kontrolle kann doch auch bei der Zeiterfassung via Handy nicht gewährleistet werden – schliesslich kann man sich ja noch vom Bett aus anmelden, um danach erst einmal frühstücken und duschen zu gehen …

T. Nebel: Dies mag sehr wohl zutreffen. Heute gibt es allerdings bereits Systeme, die auch den Standort einer mobilen Erfassung erkennen. So könnte etwa auf Grossbaustellen die Erfassung auch auf einen bestimmten Umkreis reduziert werden. Am Ende geht es, wie Sie sagen, um Vertrauensbildung: Man kann auch am Morgen pünktlich im Büro erscheinen, was noch lange nicht bedeutet, dass man produktiv ist. Wie auch schon vorher erwähnt, ist auch das menschliche Verhalten entscheidend, welches nicht mit Systemen umgangen werden kann. Verbindet man allerdings die Präsenzzeit mit Auftrags- und Projektzeit, wird das ganze spätestens bei der Rechnungsstellung an den Auftraggeber aufgedeckt. Systeme können auch nicht vollumfänglich die Kontrollfunktion der Vorgesetzten ersetzen.

Haben Sie eine Vorstellung, welcher Anteil der KMU gar kein System zur Zeiterfassung einsetzt?

T. Nebel: Konkrete Zahlen kann ich keine nennen, aber ich gehe davon aus, dass viele KMU über keine oder nur eine sehr rudimentäre Zeiterfassung verfügen. Neben der Zeiterfassung ist auch immer das Abwesenheitsmanagement ein grosses Thema. So gehen bei Unternehmungen ohne Zeiterfassungssystem auch oft Rückforderungen von Versicherungen und Ausgleichskassen vergessen, da die Absenzen in keinem System erfasst werden. Viele Kunden bestätigen uns, dass die Investition in effizientes Zeiterfassungssystem in der Regel in weniger als einem Jahr amortisiert ist.

Bei Projektarbeiten scheint die Zeiterfassung besonders wichtig. Wie gross ist der Schritt von der reinen Arbeitszeit- zur Projektzeiterfassung?

T. Nebel: Skalierbare Systeme können diese Aufgabe mit erweiterbaren zusätzlichen SW-Modulen übernehmen – die Zeit wird dann nicht nur auf eine Person, sondern zusätzlich auf ein bestimmtes Projekt oder einen Auftrag erfasst. In Produktionsumgebungen erfolgt das in der Regel an Terminals mit Hilfe von Barcodes auf Auftragspapieren welche vom gleichen Terminal gelesen werden. Bei Büroarbeitsplätzen sind es oft Webtools oder Erfassungsapplikationen auf einem PC, die in diesem Umfeld besonders für diese Aufgaben geeignet sind.

Welche gesetzlichen Vorgaben sind beim Einsatz von Zeiterfassungssystemen zu beachten?

T. Nebel: Dies ist ein ganz wichtiger Punkt. Durch die Globalisierung, wie auch durch branchenabhängige Richtlinien und regional unterschiedliche Gesetzgebungen, ist es wichtig, dass sich die Systeme schnell und unkompliziert an neue Gegebenheiten, aber auch Trends von Arbeitszeitmodellen anpassen können. Ebenfalls muss es möglich sein, mit einem System gleichzeitig unterschiedliche Gesetzgebungen in verschiedenen Regionen abzudecken. Und ganz wichtig ist, dass das ganze transparent wird, für den Arbeitnehmer, wie den Arbeitgeber. Und erst dies ermöglicht die Beurteilung, ob die Gesetzgebung eingehalten oder missbraucht wird.

Herr Nebel, herzlichen Dank für dieses spannende Gespräch. tw