Suche

ISO 20022 – der neue Standard im Zahlungsverkehr

erstellt am 22 Februar 2018 durch

Die grösste Umstellung im Schweizer Finanzwesen steht vor der Tür: PostFinance und Banken vereinheitlichen ihren Zahlungsverkehr und tragen so zu einem schnellen, effektiven und standardisierten Verfahren innerhalb des Schweizer Finanzplatzes bei. Was bedeutet die Umstellung für KMU? Und was ist konkret zu tun?

(mt) Von der Umstellung im Schweizer Zahlungsverkehr sind alle und alles betroffen: Von der Einzelperson bis zum Grossunternehmen, vom Einzahlungsschein bis zum
Kontoauszug. Gerade Schweizer KMU ist jedoch die Dringlichkeit der Umstellung noch nicht bewusst. Um die nötigen Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen, muss das Thema aber so rasch als möglich angepackt werden.

Wieso ISO 20022?
Im März 2012 lanciert die EU das Projekt SEPA (Single Euro Payments Area), welches die weltweite Vereinheitlichung von bargeldlosen Zahlungen zum Ziel hat. Bereits im August 2014 wird das System in der EU, im Oktober 2016 dann auch in der Nicht-EU, inkl. der Schweiz, eingeführt. SEPA basiert auf einem neuen Standard: ISO 20022.

Dieser neue internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch in der
Finanzbranche, der weltweit und insbesondere in Europa eine immer wichtigere Rolle einnimmt, gilt ab Juli 2018 als ISO 20022-CH auch in der Schweiz.

Aus zwei Systemen wird eins
Derzeit gibt es in der Schweiz zwei Zahlungssysteme: Das der PostFinance und das
der Banken. Nun werden sie, unter der Leitung von SIX Interbank Clearing, grundlegend harmonisiert und gleichzeitig auf die neuen Standards ausgerichtet. Ziel der Harmonisierung ist es, die Effizienz im Zahlungsverkehr zu steigern, Fehler und Verzögerungen zu verhindern und daraus folgend Kosten zu sparen. Die erhöhte Transparenz dient ausserdem der weltweiten Bekämpfung der Geldwäscherei sowie der Terrorismusfinanzierung. Als erstes Institut wird PostFinance den neuen Zahlungsstandard bereits per 1. Januar 2018 einführen und gibt so bei der Planung und Umsetzung der Umstellung den Takt an.

Die Umstellung betrifft alle

Der Zahlungsverkehr, und somit ISO 20022, betrifft Finanzinstitute, Unternehmen und Kunden. Vom Endkunden bis zum Grossunternehmen sind deshalb alle Akteure der Schweizer Wirtschaft von dieser umfassenden Umstellung betroffen. Überweisungen, Lastschriften, Avisierung und Reporting aber auch
Einzahlungsscheine werden auf das neue System angepasst. Um mit der neuen
Zahlungsnorm ISO 20022 arbeiten zu können, müssen Schweizer Unternehmen
deshalb ihre Abläufe und Software entsprechend aktualisieren. SIX plant, den
Harmonisierungs-Prozess bis 2020 abzuschliessen. Spätestens dann müssen alle
Formate vereinheitlicht sein, damit der Informationsaustausch reibungslos funktionieren kann.

Softwareanbietern kommt zentrale Rolle zu
Softwareanbietern wie Sage kommt die Rolle als elementares Bindeglied zwischen
Banken, PostFinance und Firmenkunden zu. Sie sind erste Ansprechpartner für
Unternehmen und gehen aktiv auf ihre Kunden zu, um die Umstellung innerhalb des
knapp bemessenen Zeitraums optimal zu begleiten. Gemeinsam entwerfen sie einen
Zeitplan, damit die Umstellung in den einzelnen KMU reibungslos vonstattengeht.
Dabei sind sie von detaillierten Informationen und Fristen der Finanzdienstleister
abhängig, damit sie die notwendigen Anpassungen in den Betrieben und der dort
verwendeten Software rechtzeitig vornehmen können. Praxisbeispiele zeigen, dass die frühzeitige Implementierung der neuen Standards und der laufende Austausch zwischen KMU, Bank und Softwareanbieter (vgl. Interview Thomas Holderegger) am
effizientesten zum Ziel führen.

Chancen für Unternehmen
Die Umstellung auf ISO 20022 ist gerade für KMU eine Herausforderung, bietet aber
auch grosse Optimierungschancen für Unternehmen jeder Grösse. Durch die
einheitlichen Zahlungssysteme können Erfassungsfehler, Rückfragen und
Rückweisungen durch Banken verhindert und somit administrativer Aufwand verringert werden (siehe unten). Pascal Born, Projektleiter für ISO 20022 bei Sage erklärt, dass die vereinheitlichten wirtschaftlichen Prozesse, beispielsweise das vereinfachte Cashmanagement, die verbesserte Datenqualität oder diverse
Automatisierungsmöglichkeiten, grosse Vorteile mit sich bringen. Durch die
standardisierten Auftrags- und Statusmeldungen und die einheitliche Validierung von
Zahlungen wird sowohl in der IT als auch in der Buchhaltung wertvolle Zeit gespart und die Effizienz gesteigert (vgl. Interview).

Was ist konkret zu tun?
Um mit den neuen Standards arbeiten zu können, benötigen sowohl KMU als auch
Grossunternehmen eine Buchhaltungssoftware, die den neuen ISO 20022 Standard
unterstützt. Auch die eingesetzte Hardware muss gegebenenfalls aktualisiert werden. Der Softwarepartner und die interne IT-Abteilung ist deshalb bei der Umstellung der Abläufe die erste Anlaufstelle.

Wichtig ist weiter, dass das KMU bei seiner Hausbank abklärt, inwieweit sie die neuen ISO-20022-Formate unterstützt, wann die Migration geschehen wird und wie konkret vorgegangen werden muss. Sobald diese Informationen eingeholt sind, sollte man sich an die Planung und Budgetierung der Umstellung machen, damit alle Anpassungen rechtzeitig vollzogen werden können.

Wird die Software nicht rechtzeitig angepasst, so werden Unternehmen faktisch
zahlungsunfähig. Die alten Formate können von den Banken schlicht nicht mehr
verarbeitet werden. Im Fall der PostFinance erfolgt die Umstellung auf das neue
Format bereits ab Januar 2018. Eine rechtzeitige Planung der Umstellung ist deshalb unbedingt nötig (siehe unten).

Fazit
An der Umstellung auf den neuen ISO-20022-Standard führt kein Weg vorbei. Banken, PostFinance, Unternehmen, Softwarenanbieter und Endkunden sind aufeinander angewiesen, um die Umstellung möglichst reibungslos zu vollziehen. ISO 20022 sollte aber nicht nur als Aufwand verstanden werden, denn das vereinheitlichte Zahlungssystem bietet echte Chancen: Fehlerquellen werden eliminiert, der administrative Aufwand verringert sich und die Kosten können gesenkt werden. Wer die Umstellung rechtzeitig in Angriff nimmt, kann der Umstellung deshalb positiv entgegensehen.

 

* * * * *

Interview mit Raphael Bättig, ehemaliger Projektleiter ISO 20022 bei Sage

«Der Fahrplan ist eng»

Die grösste Umstellung im Schweizer Zahlungsverkehr steht kurz bevor: Banken und PostFinance vereinheitlichen ihre Zahlungssysteme und nutzen neu den ISO-20022-Standard. Doch was ist konkret zu tun? Raphael Bättig, ehemaliger Projektleiter ISO 20022 bei Sage, beantwortet die wichtigsten Fragen.


Raphael Bättig, wieso stellt die Schweiz überhaupt auf ISO 20022 um?
Die Schaffung zusätzlicher Transparenz und damit einhergehend die Bekämpfung der Geldwäscherei sowie der Terrorismusfinanzierung sind sicher einige der Hauptgründe. Zudem muss unser Schweizer Zahlungsverkehrssystem stetig steigenden nationalen und internationalen Anforderungen genügen. Die Vereinheitlichung zahlreicher Formate sowie die Zusammenführung der bisher getrennten Systeme der PostFinance und der SIX schaffen, verglichen mit den bestehenden Systemen, diesbezüglich vielerlei Vorteile.

Welche Anpassungen müssen Unternehmen konkret vornehmen?
Sowohl das Verfahren für Überweisungen als auch die Formate und Systeme für
Lastschriften werden vereinheitlicht. Aus dem heutigen DTA-System der Banken sowie dem EZAG-System von PostFinance entsteht das einheitliche Format „pain.001“. Die Systeme und Formate für Lastschriften werden in das neue Format „pain.008“ überführt. PostFinance stellte auch hier per Ende 2017 auf „pain.008“ um. Es gibt in der Schweiz ein weiteres Projekt names LEON (Lastschriften E-Rechnung Online Neu) in der Pipeline, welches sich nach der Implementierung der neuen ISO 20022 der gesamten Harmonisierung der Lastschriften und der E-Rechnung annehmen wird. Die Buchhaltungssoftware muss entsprechend mit diesen neuen Formaten umgehen können. Aber auch die Kontoauszüge in der Avisierung und im Reporting verändern sich. Zudem wird mit ISO 20022 die IBAN-Nummer zwingend. Die Stammdaten müssen entsprechend angepasst werden. Schliesslich gibt es auch Umstellungen, die jeden Schweizer betreffen: Die sieben verschiedenen Einzahlungsscheine für CHF und EUR, welche heute im Einsatz stehen, werden durch einen einheitlichen Zahlteil mit QR-Rechnung abgelöst.

Was sind die Vorteile der Umstellung und der neuen Formate?
Dank dem neuen QR-Code werden Überweisungen mit jedem Smartphone oder
anderen Lesegerät möglich. Nicht nur damit kann Zeit gespart werden, auch die
vereinheitlichten wirtschaftlichen Prozesse, beispielsweise ein vereinfachtes
Cashmanagement, die verbesserte Datenqualität oder diverse Automatisierungsmöglichkeiten, bringen grosse Vorteile mit sich. Nicht zuletzt können so auch Betriebskosten gespart werden. Durch die eindeutige und durchgehend automatisierte Identifikation von Auftraggebern und Empfängern wird zudem, wieeingangs erwähnt, die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung vereinfacht.

Wie kommen Unternehmer an die relevanten Informationen?
Die KMU werden sowohl von Softwareherstellern wie Sage als auch von den
Finanzinstituten informiert. Als Sage informieren wir die relevanten Entscheidungsträger umfassend via Newsletter, Website mit ISO-Check oder eigenen ISO-20022-Seminaren . Zudem gibt es mit www.paymentstandards.ch ein offizielles Kommunikationsorgan der SIX.

Wer hilft den Unternehmen bei der Umstellung?
Als Softwarehersteller bieten wir den Kunden gezielte Supportleistungen, vertiefte
Informationen in Form von Leitfäden und Checklisten an. Bei komplexeren Fällen
übernehmen wir die Projektleitung oder zumindest die Projektberatung. Die Banken
wiederum richten spezielle Supporthotlines und Kundenberatungsabteilungen ein.

Was kostet die Umstellung ein Unternehmen?

Für viele Vertragskunden von Sage sind die Neuerungen und die dafür benötigten
Updates bereits Teil ihres Servicevertrages. Dem KMU entstehen somit keine
Zusatzkosten. Bei grösseren Firmen, bei denen eine Softwareaktualisierung sowie ein Update anderer IT-Systeme notwendig werden, fallen entsprechende Projektkosten an.

Was passiert, wenn man nicht rechtzeitig umstellt?
Falls die Software bis zur Umstellungen der Finanzinstitute noch nicht auf die neuen
Formate umgestellt wurde, werden Zahlungen von der Bankenseite schlicht nicht mehr akzeptiert. Löhne und Rechnungen können nicht mehr bezahlt werden. Der Fahrplan ist daher eng, insbesondere für Unternehmen, die etwas komplexere Software-Systeme im Einsatz haben.

 

Praxisbeispiel
Umstellung auf ISO 20022: So funktioniert’s in der Praxis
Thomas Holderegger, CFO und Mitglied der Geschäftsleitung bei Blumer Techno
Fenster AG, erklärt im Interview, wie sein KMU sich der Herausforderung der
Umstellung auf ISO 20022 stellt.


Thomas Holderegger, Sie sind bei Blumer Techno Fenster AG zuständig für die
Umstellung auf ISO 20022. Wie wurden Sie auf das Thema aufmerksam?
Das Thema ISO 20022 wurde in der zweiten Hälfte des letzten Jahres immer stärker in der KMU-Fachpresse diskutiert. Wir hatten es also auf dem Radar. Im Herbst 2016 erhielten wir dann sowohl von unserer Bank als auch von unserem Softwarebetreiber Sage ein persönliches Schreiben mit konkreten Informationen.

Wann wurde mit der Planung und Umsetzung begonnen?
Wir sind einerseits Referenzbetrieb unseres Softwareanbieters Sage und andererseits Testbetrieb unserer Hausbank, der Acrevis Bank AG, St. Gallen. So wurden wir vorzeitig mit der neusten Software bedient und es konnte Ende 2016 bereits mit der Umsetzung begonnen werden.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrer Hausbank in dieser Umstellungsphase konkret aus?
Unsere Software Sage 50 Extra wird im Bereich der Zahlungslauferfassung im Format ISO 20022 bei uns im Betrieb bereits im Daily Business eingesetzt und so auf Herz und Nieren getestet. Die IT-Abteilung unserer Hausbank und die Programmierabteilung von Sage stehen in direktem Kontakt, so dass bei allfälligen Fehlern umgehend analysiert werden kann, ob das Problem bei der Plattform der Bank oder bei Sage liegt.

Was würde eine verspätete Umstellung auf ISO 20022 für Ihr Unternehmen
bedeuten?
PostFinance wird die Umstellung auf das neue Format ab Januar 2018 einführen und gibt deshalb den Takt an. Die Banken und damit das DTA-System folgen Mitte 2018. Wir gehen davon aus, dass bestimmte Übergangsfristen festgelegt werden, in denen noch beide Zahlungsformate, DTA und ISO 20022, gelten. Eine schnelle Abschaltung des bewährten DTA-Formats würde zwingend zu einschneidenden Konsequenzen führen. Unternehmen, welche die Umstellung bis zu diesem Termin nicht in die richtige Bahn gelenkt haben, werden faktisch zahlungsunfähig

Was gibt es noch zu tun?
Wir pflegen einen Kreditorenstamm von gegen 5000 Kreditoren-Personenkonten.
Dieser muss gepflegt und für die Umstellung auf das neue Zahlungsformat ISO 20022 vorbereitet werden. Hier kommt - trotz langer Vorlaufzeit - sowohl auf uns als auch unseren Softwarehersteller noch viel Arbeit zu.

Unternehmen: Blumer Techno Fenster AG
Branche: Fensterbau
Mitarbeiter: 115
Genutzte Software: Sage 50 Extra (Buchhaltungssystem, Anlagenbuchhaltung,
Aufträge)
ERP: 3E (Branchensoftware Fenster)

 

Box 1: Die Vorteile für Unternehmen auf einen Blick

(Quelle: SIX Broschüre März 2017)
 Raschere Verfügbarkeit von Geldern, weniger Kosten: Die eindeutige
Identifizierung der Kontonummer im IBAN-Format reduziert Erfassungsfehler,
Rückfragen und Rückweisungen durch Banken erheblich. Das vermindert den
administrativen Aufwand.
 Reduktion von IT-Investitions- & Wartungskosten: Standardisierte Auftragsund
Statusmeldungen bei allen Schweizer Finanzinstituten reduzieren die
Komplexität der Softwarelösungen. Das entlastet das IT-Budget.
 Standardisierte Validierung von Zahlungen: Eine einheitliche Validierung von
File-Einlieferungen bei allen Schweizer Finanzinstituten erhöht die
Verarbeitungsqualität. Das spart Zeit.
 Erhöhte Automatisierung von Prozessen: Die Durchgängigkeit der
Zahlungsprozesse dank des gemeinsamen Standards ermöglicht die automatische
Erkennung einer Zahlung. Das erhöht die Effizienz.
 Zusatznutzen durch Integration eines QR-Codes: Diese können mehr
Informationen speichern, was die manuelle Erfassung von persönlichen Daten
(Name, Adresse, etc.) überflüssig macht.
 Einfachere Umsetzung regulatorischer Vorgaben: Flexibler ISO-20022-
Standard ermöglicht die Einhaltung der Anforderungen des
Geldwäschereigesetzes (GwG) und anderer regulatorischer Vorgaben.


Box 2: Checkliste für Unternehmen
(Quelle: Sage)
1. Kontaktieren Sie Ihre IT-Abteilung oder ihren externen Softwarepartner und
erkundigen Sie sich über dessen Einführungsfahrplan.
2. Klären Sie Folgendes bei Ihrer Hausbank ab:
 Zeitfenster für die Umstellung
 Mögliche Vorgehensweisen
 Angebot an Testmöglichkeiten
 Eventuelle Optimierungsmöglichkeiten
3. Planen und budgetieren Sie das Update.
4. Nehmen Sie die notwendigen Konfigurationen vor (z.B. Bankverbindung,
Kontonummer, Stammdaten).
5. Planen Sie die Implementierung und das Testing früh genug: Testen Sie die neuen
Funktionalitäten auf der Validierungsplattform von SIX oder – gegebenenfalls – auf den Testplattformen Ihrer kontenführenden Finanzinstitute.


facebook twitter